STAPPENPLAN SYSTEEMSELECTIE

STAPPENPLAN HR-SYSTEEMSELECTIE

Een nieuw systeem selecteren? Een spannend traject, waar veel kosten en tijd mee gemoeid zijn.

5 stappen naar selectie hr-systeem

IN 5 STAPPEN EEN NIEUW HR-SYSTEEM SELECTEREN

In veel organisaties kunnen medewerkers hun loonstrook al online inzien, thuis verlof aanvragen dat vervolgens via een workflow door de leidinggevende wordt goedgekeurd. Er is veel te behalen met het digitaliseren in de HR-omgeving. Maar de weg naar dit beloofde land voert door een mijnenveld. Biedt het systeem wel een complete oplossing? Mis je geen koppelingen? En hoe lang zit je eraan vast? Het HR-systeem is de ruggengraat van je HR en er is veel geld mee gemoeid. Op deze pagina ons 5 stappenplan om veilig de overkant te bereiken.

1. Koers bepalen: een heldere visie

Haal het HR management en sleutelhouders uit de organisatie bijeen, want je gaat ze onderweg nodig hebben. Schets samen de stip aan het horizon, waar wil je over 1 jaar staan, wat zijn de rollen en randvoorwaarden? Maak het scherp en voorkom verschil in verwachtingen. Formuleer een visie en doel, want je reis verloopt prettiger met een heldere opdracht op zak. Wil je het HR-management handvatten bieden? Dat kan. Organiseer bijvoorbeeld een personasessie om de gebruikers, hun belangen en gedrag in beeld te krijgen. Of inventariseer de processen en verbeterkansen. Is er sprake van aanbesteding? In dat geval bepaal je ook eerst de koers en stel je een programma van eisen op. Daarna kun je de aanbesteding starten.

2. Informatie van leveranciers ophalen

Heb je leveranciers in beeld? Dan kun je ze vragen naar de mogelijkheden. Maar waarschijnlijk luidt het antwoord: ‘Alles kan’. Daarom draaien wij het liever om. Bevraag ze, over de mogelijkheden en beperkingen van de software, hun organisatie, de kostenstructuur en het functioneel beheer. En hoe zit het met de koppelingen met andere systemen? Weet waar het systeem per se aan moet voldoen. Je zult zien dat er al snel opties afvallen. 

3. Demo’s

Nodig 2-4 leveranciers uit om in aparte sessies zichzelf en het systeem voor te stellen. Met de beantwoording van de vragenlijst weet je al veel, dus kun je heel gericht doorvragen. Zorg dat je organisatie bij deze sessies breed is vertegenwoordigd. Dat levert je later extra draagvlak op. 

4. Zelf zien in proeftuin

Vervolgens moet je zelf aan de knoppen. Neem geen genoegen met de demo, want sommig zaken zie je pas als je zelf in een proeftuin aan de slag gaat. Bij ‘zelf zien’ horen ook referenties. Ga langs bij bedrijven die al met het systeem werken. Geen tijd? Pak de telefoon en vraag naar de ervaringen met het systeem, de leverancier, hun service en de implementatie.

5. Kiezen

Je kunt nu de balans opmaken. Bij welke leverancier staan alle wensen op groen? Waar moet je concessies doen? In welke partij heb je het meeste vertrouwen?

Soms is voor de besluitvorming een businesscase nodig. De investering is niet alleen een budget, maar ook de inzet van medewerkers. Het project vraagt veel extra inzet! Bij de opbrengst kun je denken aan besparing, maar ook kwalitatieve verbeteringen, gemak en efficiency.
Share by: